Ob im Tourismus, B2B oder im B2C – Unternehmen, welche Soziale Netzwerke in ihre Unternehmenskommunikation einbinden, sollten grundlegende Vorgehensweisen, Richtlinien und Gestaltungsmittel für die einzelnen Anwendungen schriftlich festlegen. Neben den offensichtlichen Dingen wie einem Online Redaktionsplan, sind es auch ein festgelegtes Vertretungsmanagement und regelmäßige Reportings, die den Erfolg einer Social Media Strategie ausmachen und diesen zu kontrollieren helfen. Wir haben für Euch sechs Dokumente vorbereitet, die aus unserer Sicht ganz wichtig für eine langfristig erfolgreiche Betreuung Eurer Social Media Kanäle sind.

1. Social Media Guidelines

Ziel ist es, die Mitarbeiter im Umgang mit den einzelnen Social Media Kanälen zu schulen und zu sensibilisieren, damit diese deren Potenzial und auch die Risiken (er-)kennen. In den Guidelines geht es also darum, wie Eure Mitarbeiter öffentlich im Social Web auftreten. Denn durch die eigene Präsenz und Aktivität wird jeder Mitarbeiter zum Unternehmensbotschafter in den Sozialen Medien.

Tipp:

Formuliert die Guidelines verständlich und widerspruchsfrei, sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter die Guidelines kennen und passt sie kontinuierlich hinsichtlich technischer, rechtlicher und strategischer Gesichtspunkte an. Regelmäßige Schulungen zu den Guidelines sowie die Absprache mit dem Betriebsrat sind weitere zu beachtende Stichworte.

Wichtige Inhalte:

  • Wahrung der Unternehmenswerte
  • Authentizität und Transparenz
  • Umgang mit / Schutz von vertraulichen Informationen
  • Wahrung der Privatsphäre
  • Prüfen des Wahrheitsgehalts von Behauptungen und Quellen
  • Umgang mit Trollen und Angriffen
  • Respekt und Verantwortung

Beispiele für Social Media Guidelines deustcher Unternehmen findet Ihr im Blog von Christian Buggisch. Achtung, die Beispiele sind zwar nicht mehr ganz up to date, bieten Euch aber dennoch einen guten Überblick.

Social Media Guidelines

Quelle: eigene Grafik / Dustin Lee – unsplash.com

2. Social Media Communication Guidelines

Social Media Guidelines legen fest, wer im Unternehmen im Zuge der Unternehmenskommunikation welche Botschaften auf welchen Social Media Kanälen kommuniziert. Sie dienen der Orientierung und sollen dem verantwortlichen Mitarbeiter Sicherheit verschaffen, indem die Kommunikationskultur des Unternehmens in Social Media klar definiert werden. Trotz der Individualität jedes Unternehmens, sollten Eure Social Media Communication Guidelines folgende Aspekte enthalten:

Zieldefinition

  • Unternehmensziele für Social Media deutlich klarstellen
  • Strategie sollte für alle Unternehmensbereiche gelten
  • Kommunikation, Promotion, Dialog, Bildung
  • Kontinuierlicher Wissensausbau

Inhalte

  • Eigenverantwortung bzw. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • Transparenz aber dennoch Geheimhaltung, Betriebsgeheimnisse wahren! Was darf preisgegeben werden
  • Verbreitung unternehmensschädlicher Äußerungen
  • Respekt
  • Kontinuität & Kapazität
  • Monitoring & Expertise
  • Authentizität

Ansprache

  • neutral, „Du“ oder „Sie“
  • Spricht man von sich als Unternehmen (Wir) oder als Einzelperson (Ich)
  • Umgang mit kritischen Kommentaren / Trollen

Datennutzung & Urheberrechte

  • Urheber- und Persönlichkeitsrechte
  • Datenschutz und Privatsphäre
  • Welche Inhalte werden publiziert?
  • Unter welchen Voraussetzungen dürfen eigene und fremde Bilder, Texte oder Videos für die Social-Media-Kanäle verwendet werden

3. Social Media Manual

In einem Social Media Manual sollte beschrieben werden, wie man ein Unternehmensprofil auf dem gewählten Netzwerk anlegt und wie dieses langfristig genutzt, bespielt und betrieben werden soll. Ein solches Dokument ist besonders für Unternehmen relevant, die über mehrere Standorte oder Verantwortlichkeiten verfügt und dabei ein „Wildwuchs“ an Social Media Kanälen verhindert werden soll. Denn nur über klare inhaltliche und visuelle Vorgaben lässt sich langfristig ein einheitliches Unternehmensbild sowohl kanal- als auch standortübergreifend garantieren.

In diesem Zusammenhang sollten die folgenden Fragen im Manual beantwortet werden:

  • Wie ist Netzwerk aufgebaut / wie funktioniert es?
  • Mit welchen Inhalten soll der Kanal bespielt werden?
  • Welcher primäre Kommunikationsstil wird verfolgt?
  • Welches Layout / Branding soll verwendet werden? (Format, Dauer, Logo von / auf  Fotos, Grafiken und Videos)
  • Welche Community Management Funktionen gibt es?
  • Wird vorrangig eigener Content erstellt oder werden Inhalte geteilt?
  • In welchem Verhältnis werden Inhalte bzw. Formate veröffentlicht?
  • Welche Werbeformen gibt es und wie hoch ist das Werbebudget?
  • Welche Statistiktools und KPI stehen für die Auswertung zur Verfügung?

Social Media Manual
Quelle: eigene Screenshots

4. Social Media Vertretungsmanagement

Das Dokument ist ein absolutes MUSS für jedes in Social Media aktive Unternehmen. Denn was ist, wenn der für das Social Media Management zuständige Mitarbeiter krank wird oder im Urlaub ist? Je nach Größe des Unternehmens empfehlen wir ein bis zwei Vertretungspartner festzulegen und diese auch mit regelmäßigen Updates zu versorgen. Im Dokument werden zentrale Aufgaben, Frequenzen und etwaige Besonderheiten der einzelnen Kanäle und Arbeitsprozesse übersichtlich aufbereitet. Zudem sollten hier alle Zugangsdaten sowie Passwörter vermerkt sein.

Stellt sicher, dass auch die Vertretung Zugang zu Daten, Bildern, Videos und Ordnern hat und weiß, wo verschiedene Materialien zu finden und abzulegen sind. Diese Informationen könnt Ihr z.B. in einer Tabelle übersichtlich aufbereiten.

Auch die hier beschriebenen Social Media Dokumente sollten auf einem zentralen Laufwerk abgelegt und für jedermann zugänglich sein. Schließlich finden hier auch die Formalien der Urlaubsübergabe Platz, welche in der Regel 2-3 Tage vor Urlaubsantritt erfolgt.

Bitte bedenkt, auch weitere unternehmensinterne Verantwortlichkeiten in den Vertretungsprozess einzubinden.

5. Social Media Reporting

Dieses Dokument dient vorrangig dazu, Euch und vor allem Euren Kunden einen Überblick über die Entwicklung der Social Media Kanäle zu verschaffen, Erfolge messbar zu machen und Entwicklungspotenziale aufzuzeigen.

In einer Excel Tabelle werden je nach Netzwerk verschiedene Kennzahlen i.d.R. monatlich oder wöchentlich abgebildet:

[one_third]

Facebook

  • Fanzahl
  • Interaktionen
  • Beitragsreichweite
  • Beitragsklicks
  • Seitenreichweite
  • Seitenaufrufe
  • Videoaufrufe

[/one_third]
[one_third]

Google+

  • Follower
  • Interaktionen
  • Seitenaufrufe Beitragsklicks

[/one_third]
[one_third]

Instagram

  • Impressionen
  • Reichweite
  • Profilaufrufe
  • Abonnenten

[/one_third]
Social Media Reporting Vorlage

Quelle: eigener Screenshot

6. Online Redaktionsplan

Der Online Redaktionsplan ist für ein nachhaltiges Content-Marketing unabdingbar. Alle zu bespielenden Kanäle werden hier übersichtlich gelistet, Themen und Inhalte genau erfasst. Er klärt die Zuständigkeiten und erleichtert die Arbeit im Content-Team. Die optimale Struktur des eigentlichen Plans folgt einem rein logischen Aufbau, der auf den strategischen Überlegungen fußt. Bitte beachtet, diesen Plan mit anderen Abteilungen abzustimmen. Eventuell gibt es Events, Produkteinführungen oder andere News, die sich zu einem kanalübergreifenden Storytelling eignen.

Was im Redaktionsplan enthalten sein sollte:

  • Kalenderwoche/Datum/Tag
  • Anlass/Feiertag (eventueller Bezug zum Beitrag)
  • Beitragsart / Titel
  • Themengebiet
  • Autor
  • Verwendete Medien für den Beitrag (Bilder, Videos, etc.)
  • Kanal zur Veröffentlichung
  • Deadline für die Fertigstellung
  • Korrektur
  • Bearbeitungsstatus
  • Anzeigenschaltung

Online Redaktionsplan

Quelle: eigener Screenshot

Das waren sie, unsere sechs Dokumente, die im Rahmen Eurer Social Media Content Strategie nicht fehlen dürfen. Berücksichtigt, dass sich die Inhalte und Richtlinien in den einzelnen Dokumenten an Eurer Unternehmenskultur und Euren Werten orientieren und gebt sowohl Euch als auch Euren Kollegen einen sinnvollen und eindeutigen Rahmen für Eure Social Media Aktivitäten vor.

Ihr habt Fragen zur Ausgestaltung Euer Social Media Strategie? Dann kontaktiert uns und wir finden gemeinsam einen Lösungsansatz.

Quelle Header Icons: www.webdesignerdepot.com

Aktuelle Artikel